Accomplir les formalités liées à l'embauche d'un salarié

Formalités à accomplir en amont de l’embauche

• Examiner les possibilités éventuelles de contrats aidés ou d’aides à l’embauche (contact des missions locales et du pôle emploi pour les contrats aidés)
• Pour un salarié étranger non européen et résidant en France, vérifier le titre de séjour autorisant à travailler, ou l’autorisation de travail, en transmettant la copie à la Préfecture pour authentification

Formalités à accomplir lors de l’embauche

• Déclaration du salarié auprès de la MSA au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant le début du travail, par le biais d’une déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
• Signature d’un contrat de travail (obligatoire pour certains contrats et pour bénéficier de certaines clauses)
• Affiliation à la complémentaire santé si le salarié ne fait pas jouer un des cas de dispense et remise à celui-ci des notices d’information afférentes
• Affiliation au régime de prévoyance
• Inscription des salariés sur le registre du personnel par ordre chronologique d’embauche. Doivent y figurer le nom, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi, la qualification, la nature du contrat (CDI, CDD, temps partiel, apprenti…). Les autorisations de travail doivent y être jointes
• Veiller à l’organisation de la visite d’information et de prévention auprès du service de santé au travail (son déclenchement automatique via la transmission de la DPAE à la MSA ne fonctionne pas toujours)

Formalités à respecter en cours de contrat

• En l’absence d’horaire collectif, enregistrement quotidien de l’horaire de travail de chaque salarié et tenue d’un document comptabilisant les éventuels repos compensateurs
• Remise d’un bulletin de paie tous les mois au salarié avec application du taux de prélèvement de l’impôt à la source communiqué par les services fiscaux. Un double doit être conservé par l’employeur. Versement du salaire à dates fixes.
• Dépôt de la déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle auprès de la MSA pour les cotisations sociales sur salaires et le montant de l’impôt
• Dépôt de DSN événementielles dans les 5 jours ouvrables en cas d’arrêt et de reprise du travail, ou de rupture du contrat de travail
• Veiller à l’affichage obligatoire, accessible au salarié. Celui-ci comporte :
  • L’intitulé de la convention collective applicable
  • L’adresse, nom et téléphone de l’inspecteur du travail compétent
  • L’adresse, nom et téléphone du médecin du travail et des services de secours d’urgence
  • Les périodes de congés et ordre des départs en congés
  • Les dispositions relatives à l’égalité professionnelle entre hommes et femmes
  • Les dispositions du code pénal sanctionnant le harcèlement sexuel et moral
  • La mention d’un éventuel règlement intérieur
  • Les modalités d’accès au DUERP par le salarié
• Remplir et tenir à jour chaque année ou dès que nécessaire le document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP)
• Evaluer l’exposition de chaque salarié aux facteurs de pénibilité
• Veiller à l’organisation des visites médicales périodiques ou des visites médicales de reprise suite à un arrêt de travail
• Délivrer une autorisation de conduite à son salarié pour la conduite des chariots élévateurs télescopiques
• Réagir aux évènements imprévus : déclaration d’accident du travail dans les 48 heures

Documents à remettre au salarié lors de sa sortie de l’entreprise

• Dernier bulletin de salaire (dernier salaire et indemnités éventuelles)
• Certificat de travail mentionnant le cas échéant la portabilité des régimes de prévoyance et de complémentaire santé au bénéfice du salarié
• Attestation Pôle emploi qui permettra au salarié de faire valoir ses droits à l’assurance chômage
• Reçu pour solde de tout compte inventoriant les sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail